Hold styr på dine sociale profiler

Det kan være svært som enkeltperson at holde styr på alle profilerne på sociale medier. Men det er endnu værre, når en virksomhed skal være flere om at bruge dem.

Brug den nødvendige tid på at lave oversigt over alle profiler:

• platform
• brugernavn/adgangskode
• formål med tilstedeværelse
• ansvarlig

Brug eventuelt dette regneark til “Social-Media-Audit” til at bringe orden i profilkaoset.

Gem det udfyldte regneark et centralt sted og sørg for at holde det vedlige med ændringer.

Der findes online tjenester, der kan håndtere opgaven, men de er ikke nødvendigvis bedre en et simpelt regneark eller et andet dokument til oversigtsbrug.

Og selvom du kan finde et godt værktøj, så skal du stadig have denne dokumentation liggende lokalt – til hvis nu I skal flytte til en anden platform.

Find plagiater på sociale medier

Hvis dit firma/brand er kendt, så er der måske allerede nu andre personer, der har oprettet profiler eller fansider i brandnavnet. Registrer dem og overvej, hvordan du vil reagere på dem.

Lav en søgning på Google og på de forskellige platformes egne søgemuligheder og lokaliser plagiaterne.

Du har flere muligheder for at reagere på andres brug af jeres brand. Men under alle omstændigheder bør du tage kontakt, og gøre dem opmærksom på hvilke regler der gælder for at bruge jeres brand/logo/billeder.

Måske kan de fortsætte arbejdet som ambassadører, men i nogle tilfælde må du overtage den overordnede kontrol med profilen – hvis du kan. Det kan ske i fredelighed, andre gange er du nødt til at tage kontakt til platformens administratorer og bede om at få kontrollen overdraget.

Flere profiler eller multibruger

I skal træffe et valg her: ønsker I at al kommunikation foregår fra en enkelt konti med flere forskellige brugere – eller har hver bruger sin egen firmaprofil, så det er en mere personlig adgang?

Begge løsninger har fordele og ulemper. Og de vil være forskellige fra firma til firma. Men overvej det en ekstra gang og spørg eventuelt andre til råds.

Overhold designlinjen

Der kan også være andre internt i organisationen, der allerede har oprettet profiler på vegne af virksomheden. Få overdraget den overordnede kontrol og sørg for at virksomhedens overordnede designlinje (logo, farver osv.) så vidt det er muligt overholdes alle steder.

Det er vigtigt at der er overensstemmelse mellem de forskellige platforme, så der er genkendelighed. Det øger også opfattelsen af firmaet som en konsistent størrelse.

Hvis I ikke allerede har en designmanual, så få lavet en. Den behøver ikke være vildt avanceret, det kan vente til I næste gang skal have lavet større ændringer – så beder I designeren om at lave en fuldstændig version med typografier, logo i forskellige former og angivelse af farvespektre.

Fælles kommunikation og sprogtone

At kommunikere på vegne af et firma er en svær kunst. For det er bestemt noget andet end at kommunikere for sig selv.

Og når du bruger tid på at fastlægge en designlinje, så lav lige en guide for virksomhedens generelle skriftlige kommunikation: tryksager, mails, supportchat – og naturligvis sociale medier. Skal man fx kunne se af et opslag, hvilken person, der har skrevet det?

Det kan gøres ved at skrive fx “Vh Morten” eller “^morten” til slut, så det behøver ikke fylde meget.

Det giver en mere personlig henvendelse, men udsætter samtidig den pågældende for personlige angreb, der egentlig drejer sig om firmaet.

Og hvor mange ( og hvilke) hashtags, skal der fokuseres på?

Meget af det vil forhåbentligt komme helt naturligt, men for de fleste vil være en hjælp med en guide i at kommunikere forretningsmæssigt i modsætning til privat.

Det er nemlig ikke ligegyldigt, hvordan du kommunikere på de sociale medier. En lidt for hurtig og smart returnering til en utilfreds kunde – og du har skabt din egen shitstorm.