Automatisering af processer

Lad en ‘robot’ udføre de opgaver, der er så veldefinerede, gentagne og ensartede, at en person ikke kan, ikke burde eller ikke behøver at lave dem.

Vi gentager alle de samme rutiner gang på gang i løbet af en dags arbejde. Det kan fx være:

• åbne programmer
• svare på mails
• hente kaffe
• opdatere tabeller

En automatisering behøver ikke indeholde en komplet proces – faktisk er det lettere at styre med flere delprocesser. Men det er vigtigt, at processen er veldefineret og ensartet. Det gentagne giver sig selv, for ingen vil forsøge at automatisere noget, der aldrig sker igen, vel?

Gode emner for automatisering

Vælg dine processer med omhu. Og vælg processer, der allerede er klart definerede og gennemprøvede.

Start med at definere din proces, beskriv de enkelte punkter i processen. Du kan gøre det i et dokument som en punktopstilling – eller du kan lave et procesdiagram med fx en onlinetjeneste som Whimsical.

Det vigtige er, at du har overblik over de forskellige dele i processen. Og kan sikre dig, at der ikke er variationer.

En enkelt variation eller to kan en automatisering godt håndtere, men kun hvis årsagen til en nødvendig variation kan defineres tydeligt.

Digitalisering af en ubrugelig proces
giver dig bare en digitaliseret ubrugelig proces.

Lad være med at opfinde en ny proces, der passer ind i automatisering. I første omgang handler det om at kigge på eksisterende, velafprøvede processer, der bliver gentaget gang på gang.

Godkendelsesprocesser

• En indkommet faktura skal godkendes af mindst to personer ud af fem. Skal den så sendes til alle på én gang og hvordan registreres det at nogen har godkendt?
• En opgave skal godkendes af en person, men hvis der går for lang tid, skal godkendelsen opskaleres til en overordnet.

Salg og marketing

• Automatisk udsendelse af en mailserie ved tilmelding
• Sende rabatkode ved afbrudt købsflow

HR

• Onboarding proces
• Dele af en onboarding: adgang til relevante dokumenter, oprettelse i tjenester, underskrivning af dokumenter, indsamling af data.
• En medarbejder beder om ferie og det skal godkendes af overordnet samt HR, før det skrives i fælles kalender.

Hvorfor automatisere processer?

En automatiseret proces

• er mere effektiv
• er selvkørende
• mindsker fejl
• husker alle dele

Den kan derfor effektivisere en arbejdsproces og frigøre tid til at løse de opgaver, der IKKE kan automatiseres uden at vi mister noget.

Gentagne indtastninger af information øger risikoen for fejl betragteligt. Er fx et navn indtastet én gang (af brugeren selv), så kan resten af processen genbruges det indtastede uden risiko for, at navnet skrives forkert af andre.

Gentagne processer er ikke spændende at arbejde med i længere tid. Vi får ikke de fornødne udfordringer, der øger tankeaktivitet og giver os indhold i hverdagen. I stedet er der nu mere tid til udvikling og forbedring.

Start småt

Lad være med at kaste dig ud i automatisering af en lang og kompliceret proces – det er dømt til at gå galt på forhånd. Start med en lille proces – eller bare tag en del af en større proces.

Et godt sted at starte kunne fx være opsætning af regler i Outlook. En bestemt type mails (Nyhedsbreve) skal flyttes til en anden mappe – og slettes efter en måned.

Det er en enkel proces, der kan gennemføres nemt med de indbyggede funktioner. Og det har i hvert fald lettet trykket på min indbakke betragteligt.

Eller få besked (fx SMS eller Teams) når der kommer mails fra en bestemt kunde. Det kræver brug af fx IFTTT eller Zapier – eller med Microsoft Power Automate (tidligere Flow), der en del af Microsoft 365. Lidt mere avanceret, da der skal indbygges godkendelser for adgang til eksterne tjenester, men dog ret nemt at gennemføre.

Disse forholdsvis simple processer lader dig hurtigere gennemskue, hvad der virker og ikke virker. Hvordan man nemt gennemskuer om en proces er en brugbar kandidat for automatisering eller ej.

Ikke en igangsæt-og-glem løsning

En automatiseret proces skal også vedligeholdes.

Den skal løbende overvåges og tjekkes for fejl. Og der skal i processen indsættes funktioner, der kan håndtere og melde om fejl.

Hvis der for eksempel hentes mails fra en bestemt mailkonto, for derefter at udvælge og behandle bestemte ordre, så er det katastrofalt, hvis denne mailkonto får nyt password, så der ikke længere kan hentes mails. De indkomne ordrer bliver så ikke længere behandlet.

Så det vigtigt at indbygge fejlhåndtering i processen OG løbende se den igennem for fejl. Og måske også justere processen på baggrund af indhentede erfaringer.

Gode redskaber

Whimsical

Dette er et godt redskab i arbejdet med processer. Ikke til at udføre dem, men under planlægningen.

Den indbyggede processbygger gør det lettere at opbygge og vise en proces med separate processer, parallelprocesser og fejlhåndtering.

Den er gratis op til et vist niveau, herefter 10$/mnd.

Se mere på https://whimsical.com/

IFTTT (If This Then That)

Se mere på https://ifttt.com/

Zapier

Samme som med IFTTT, men kan noget mere. Til gengæld skal man så også meget hurtigt betale for at bruge den.

Se mere på https://zapier.com/

Microsoft Power Automate (tidligere Flow)

Integromat