Politik for brug af Office 365

Der kan spares meget tid ved at have fælles retningslinjer for, hvordan mails, kalender, chat osv bruges i organisationen. Det kan meget passende være en del af medarbejderhåndbogen.

Jeg har lavet en række eksempler på, hvad sådanne guidelines kunne indeholde. De fleste vil naturligvis også kunne bruges til andre pakker, som fx Google Apps.

Guide for brug af email

Brug feltet ‘Til’ til modtagere, du forventer svar fra og feltet ‘Cc’, hvor det blot er ‘Til orientering’

Det har jeg skrevet et helt indlæg om tidligere:

https://www.eid.dk/brug-mail-effektivt/

Brug emnefeltet til at vise emnet, tilføj relevante nøgleord eller sagsnummer

Lad mig allerede emnefeltet kunne se, hvad resten af mailen handler om. Tænk også på, at emnefeltet gerne må indeholde de ord, som det kunne være relevant at søge på, når jeg skal finde din mail igen.

Hvis vi har et fælles sagsnummer, så skriv det sidst i feltet – det er jo oplagt at søge efter. Og måske kan der endda på et senere tidspunkt laves automatiske processer, så mailen lagres sammen med sagen.

Formater længere indhold efter fælles retningslinjer

En kort mail er bare en tekst, hvor layout og struktur ikke er så vigtigt. Men er der meget indhold i din mail, så bliver det lige så vigtigt for mig som læser, at der er en overskuelig struktur, som hvis det var et længere blog-indlæg: hierarkiske overskrifter, lister, fed/kursis skrift for at fremhæve relevante elementer.

Action first! Skriv altid først, hvis der er en handling, du ønsker jeg eller andre modtagere skal udføre. Ellers er der større risiko for at det bliver overset. Og tilføj navngivne personer, så de let kan se det.

Begræns mængden/størrelsen af vedhæftede filer

Din egen mailboks kan sikkert indeholde ret store mængder data – men det er ikke sikkert din modtager kan. Derfor er det altid en god idé at zippe (komprimere) flere større filer.

Skal du kun sende internt – så lad være. Læg det i stedet på jeres Sharepoint og send en mail med en delt adgang/et link. Så fylder filerne ikke op i jeres mailbokse.

Skal du sende større filer eksternt, så overvej at bruge en alternativ metode. Enten at have et område på jeres Sharepoint, hvor man kan lægge filer til deling/download. Eller brug en ekstern tjeneste som fx wetransfer.com

Brug kun høj prioritet ved deciderede hastesager

Hvis du markere din mail som HASTER, så har den bare af at være et spørgsmål om liv eller død med krav om handling her og nu! Ellers har du forspildt din chance og kan aldrig mere bruge den funktion.

“Ulven kommer” virker kun, hvis det bliver brugt i de situationer, hvor den virkelig kommer. Ellers udvandes konceptet.

Hvis du bruger den til ting, der kan vente til i morgen – eller overhovedet ikke er vigtige for andre end dig selv – så bliver du lynhurtigt ignoreret. Og så har du ikke mulighed for at få noget hastet igennem, når det faktisk er vigtigt for virksomheden.

Skriv til en retssag

Skriv som om, at du kan forvente at din mail bliver læst i en retssag engang i fremtiden.

Det kan godt være at du og din kollega/kunde har en meget fortroligt forhold og elsker at svine hinanden til – men nøjes med at gøre det ansigt til ansigt. Dine emails skal holde til det professionelle gennemsyn.

Din firmamail er IKKE fortrolig, da kan skulle bruges til retssager, gennemlæses af din afløser eller andre situationer, hvor du ikke længere kan håndtere det selv.

Du kan også risikere, at modtageren ikke længere er den samme, men en anden har overtaget position og mailadresse. Så er det altså skidt at starte med “Hvad så, dit gamle svin!”.

Guide for brug af kalender

Kalendergymnastik har tidligere været en meget udbredt sportsgren, hvor man brugte timevis og tonsvis af mails på at finde et passende tidspunkt for 4 personer at mødes. Det behøver det ikke være.

Her er en række gode råd baseret på erfaringer fra flere forskellige virksomheder, der kan spare dig tid og gøre din virksomhed mere produktiv – og spare tid for alle parter.

Din kalender er et redskab

Brug din kalender til at angive de aktiviteter, der ikke er til at flytte rundt med. Det kan være et teammøde, tandlægebesøg, kundemøde eller launch af et nyt produkt. Alt i din kalender skal være vigtigt og ikke noget du udskyde eller skubbe foran dig. Det bruger du opgavelisten til.

Kalenderen er også der, hvor du deler din tilgængelighed med andre: dit team, overordnede eller kolleger. Er du optaget, ledig, i huset eller ude? Det gør det langt lettere at planlægge møder eller aktiviteter.

Brug flere kalendere – hvis det giver mening

Du har din egen firmakalender, der indeholder dine personlige begivenheder. Dem, der kræver din tilstedeværelse.

Hvis det er en virksomhed med mere end 4-5 ansatte – eller med medarbejderne på forskellige lokationer – kan en overordnet virksomhedskalender give mening. Den indeholder milesten, arrangementer og datoer, der har relevans for virksomheden. Ikke nødvendigvis noget, der kræver alles deltagelse, men som er vigtig information for alle ansatte.

Derover kan der være behov for separate kalendere for de enkelte teams. Er der kun et team, vil virksomheds- og teamkalender kunne klares af en enkelt.

Mødeindkaldelser

Skal du indkalde til møder, så sørg for at have den relevante information med!

Guide for brug af Teams

Chat eller møde

Teams chat (Slack og andre chats) er fantastiske til den hurtige debat frem og tilbage. Der kan spares mange email-samtaler ved at bruge Teams til den i stedet. Med flere samtalepartnere bliver det endnu lettere, da der med mails bliver stor risiko for at mails krydser hinanden og dermed “forplumrer” samtalens forløb.

Den slags er langt lettere i en fornuftigt struktureret chat.

Men det gælder de samme regler som for mails: nyt emne, ny chat. Og ellers svar i samme tråd. Det er nemt nok at bladre frem og tilbage mellem de enkelte dele.

Sæt navn på ved opgaveuddeling, så der ikke er nogen tvivl om, at her der noget, der er vigtigt.

Med eller uden video

Kræver mødet, at man er præsenteret på kamera? Især ved større onlinemøder, kan det være forvirrende med mange billeder. Så er det måske bedst at aftale, hvem det er nødvendigt deltager med kamera. Det bør i hvert fald være dem, der kommer med oplæg.

Hvis ikke det er nødvendigt, at alle er på med kamera, så lad være med at kræve det. Det giver mere fleksibilitet. Og lige om lidt kommer Teams med en version, der kan bruges i bilen…

Guide for brug af Excel

Sprog

Funktioner i Excel er afhængige af det valgte sprog – og det er ikke altid så nemt, at skifte fra det ene sprog til det andet og samtidig fastholde de indbyggede funktioner.

Derfor bør man bestemme fra starten af, hvilket sprog der benyttes. Der er klart store brugermæssige fordele ved at bruge dansk for danske brugere. Men har man udenlandske ansatte eller behov for at dele med eksterne, så bliver det et problem.