Tips til effektive mødeindkaldelser

Laver du de typiske fejl i de mødeindkaldelser, du sender ud? Se her, hvordan du kan gøre det nemmere for andre at være deltager i dine møder.

Lad os lige starte med det dårlige eksempel. Har du modtaget (eller sendt) mødeindkaldelser som den her?

Møde med Peter
24/8 kl 9-11
Vi mødes i lokale 9B til en snak om indførelse af det nye system.
Mvh
Morten

Og har du været den eksterne mødedeltager Peter, der ikke aner hvor lokale 13 er? Og som et halvt år senere har glemt ALT om, hvilket system det drejede sig om eller hvem du holdt møde med?

Så får du her en række gode ideer til at forbedre dine mødeindkaldelser. Og måske gøre deltagerne bedre stillede til at være aktive, så alle får mere ud af mødet.

Før du sender noget ud

Er det overhovedet nødvendigt?

Start med at overveje, om det overhovedet er nødvendigt med et møde.

Et møde lægger beslag på alle deltageres tid samtidig, er oplagt til at øge personlige relationer og til en effektiv debat, der skal munde ud i en fælles konklusion.

Hvis ikke det er formålet med mødet, så overvej lige en gang mere, om det kan klares med en fælles mail.

Online eller fremmøde

Skal alle deltagere møde frem personligt?

Udover den tid, der er afsat til mødet, så skal alle deltagere også afsætte tid til transport. Eller i hvert fald skal de være på samme lokation, så du griber ind i deres fleksibilitet.

Et online møde (Zoom, Teams eller lignende) kan mange af de samme ting og stiller ikke krav om samme lokation.

Online møder er gode til 2-5 deltagere. Men er der flere deltagere, så bliver antallet af deltagere en begrænsning for at lade folk komme til orde. Det vil i givet fald kræve en dygtig mødeleder, der har ‘magt’ til at sørge for at alle med relevant input kommer til orde. Og at irrelevant enetale bliver afbrudt inden, der spildes for meget tid.

Fremmøde er en bedre løsning, hvis der er mange parter med indlæg. Eller hvis det er vigtigt for deltagerne at skabe eller vedligeholde indbyrdes relationer.

Indkaldelsen – første kontakt

Beskriv i emnefeltet

Mødeindkaldelsen gælder for alle. Sender du en til mig og i emnefeltet skriver “Møde med Morten” – så er det måske fint nok for dig, men ubrugeligt for mig.

Lav din egen standard for indkaldelser og spred den gerne til hele din organisation. Emnefeltet kan fx indeholde:

• Emne
• Primære deltagere
• Lokation

Emne med information

Hvad er emnet for mødet. En meget kort version, der dog tager fat i hovedpunktet for mødets formål:

• Briefing om skift af ERP
• Brainstorm over mersalg på messer
• Sommerfest: Havnerundfart eller Olympiade

(når du har læst om Dagsorden med indhold længere nede, så kig lige her igen)

Vedhæft eller link til relevant baggrundsinformation og gør opmærksom på, hvis der er specifikke områder, der vil blive brugt undervejs. Og ja, du kan god forvente at deltagerne har læst materialet inden – ellers er det deres eget problem!

Deltagere

Hvis der er eksterne deltagere med, der har en bestemt opgave med formidling eller ledelse, så skriv dem ind i emnefeltet.

Hvis der er eksterne deltagere på lige fod med øvrige, så giv gerne en præsentation af deltagerne og deres berettigelse til at være med til mødet. Det kan give et bedre grundlag for at forstå formålet med mødet og spare tid ved en præsentation

Lokation

Hvor mødes vi? Indsæt gerne den info i emnet, så jeg får et hurtigt overblik uden at skulle læse ned i indkaldelsen – eller bookingen i min kalender.

Lav en fælles standard

Lav i første omgang din egen standard. Men kan du få hele organisationen til at benytte den samme struktur, så vil det være guld værd! Fx “Emne (deltagere) – lokation”

• Briefing om skift af ERP (Peter, Microsoft) – Infogram, lok. 15
• Brainstorm over mersalg på messer (salg & marketing) – Cafe Sørensen, Hadsund
• Sommerfest: Havnerundfart eller Olympiade (festudv.) – kantinen på Handelsvej

Læs mere om at blive bedre til at skrive mails.

Afkort mødet

Lad være med bare at gøre som sidst.

Interne møder, der før har varet 60 minutter, kan ofte uden problemer skæres til 30 minutter. Uden at nogen føler, de har manglet noget.

Prøv at starte med at skære lidt, så mødet ikke varer 60 minutter, men i stedet sættes til 50 min. i kalenderen. Næste gang kan der måske skæres lidt mere.

Dagsorden med indhold

Sørg for at det er tydeligt, hvad formålet med mødet er og hvilken type beslutningsproces, der forventes:

1. Briefe – ren orientering
2. Brainstorme – vilde ideer på bordet
3. Beslutte – her skal vi træffe en afgørelse

Hvis du kigger på eksemplerne i Emne med information igen, så kan du se hvordan jeg har flettet mødetypen med ind i emnet. Smart, ikke?

Tydelig adresse og transporthjælp

“Lokale 15 hos mig” er ikke en adresse.

Hvis ikke alle mødedeltagere er interne og kender lokationen, så er det en mangelfuld angivelse. Og selvom de er, så er det stadig dårlig stil. For i stedet for at jeg kan bruge en automatisk overførsel til GPS eller på anden måde automatisere, så er jeg her nødt til ikke bare at kigge på lokation – jeg skal først finde ud af hvem “jeg” er!

Angiv en fysisk adresse hver gang. Så står den der også den ene gang, hvor der er en eksterne deltager. Eller en ny medarbejder, der ikke lige er bekendt med, i hvilken bygning Lokale 15 er i.

Hvis der er nye deltagere, der kommer udefra, så angiv også lige de letteste transportmuligheder. En bestemt togforbindelse eller bus, er holder tættest på. Det kan nemlig være svært at overskue for een, der ikke er vant til at komme i området.

Og hvis der ikke er p-pladser ved indgangen, så henvis til den letteste parkeringsmulighed tæt på. Hos mig er der fx ingen p-pladser og det er totalt spild af tid at forsøge at finde en ledig plads, så jeg henviser altid til det nærmeste p-hus.

Efter mødet

Send en opfølgning med en kort beskrivelse af mødets udkomme.

Det sikrer, at alle er enige om din udlægning af mødet. Eller i hvert fald giver du andre mulighed for med det samme at være uenige.

Og hvis der er blev udstedet opgaver, så sørg for at angive den ansvarlige.

Hvis der skal være opfølgende møder med en eller flere, så gør opmærksom på det i opfølgningen – men send en separat indkaldelse, da den jo skal indeholde den relevante information. Som beskrevet ovenfor.

Og så glæder jeg mig til at se dine mødeindkaldelser fremover. Det bliver så godt og effektivt!