Indføre Teams i en organisation

Teams er en del af Microsoft 365 (tidligere Office 365) og derfor har rigtig mange virksomheder allerede programmet. Men de bruger det ikke.

For mange drejer det sig om, at det er et program med så mange muligheder, at det kan være svært at overskue. Men det er faktisk ikke svært at komme i gang med at bruge Microsoft Teams, hvis man starter småt.

Der vil være stor forskel på, om Teams er en udvidelse af brug af mails – eller det skal erstatte fx Slack. Hvis det skal erstatte noget andet, er det vigtigt med både en kort overgangsperiode OG en skarp deadline, hvor skiftet sker.

Det er vigtigt, at de ansatte ser indførelsen af Teams ikke som et personligt valg, men et strategisk valg truffet af virksomhedens ledelse. Der er altså ikke mulighed for at fravælge Teams.

De kan godt være med til at påvirke hastigheden, hvormed indførelsen sker. Eller på hvilke områder, man skal prioritere skiftet højest. Men det må aldrig blive et muligt valg at lade være. Det vil kunne trække et skifte ud uendeligt, koste forventede besparelser og potentielt være direkte skadeligt for virksomheden pga. manglende information før vigtige beslutninger.

At indføre Teams kræver forberedelse.

Teams som udvidelse

Start med information i Teams

Brugerne skal se en værdi i at tjekke Teams fra starten af, ellers gør de det aldrig.

Brug derfor Teams til at informere om “vigtige” ting, der har betydning for mange ansatte, men som ikke påvirke produktionen så meget:

  • Dagens ret i kantinen
  • Første info om firma events
  • Udnævnelser/nyansættelser

Udbyg med chat/møder

Herefter er det oplagt, at bygge videre på envejskommunikationen og udvide den med chat.
Hvis ikke brugerne af sig selv er begyndt at kommentere eller stille spørgsmål, så kom med incitamenter til det. Spørg om forslag til dagens ret, bed brugerne byde en nyansat velkommen, bed om forslag til et tema for en event.

Er virksomheden geografisk adskilt i mindre enheder, så er mødefunktionen i Teams oplagt at indføre her. Det kan være 1-til-1 møder eller gruppemøder med video.

Begræns med adskilte teams

Næste trin er at segmentere chatten, så ikke alle for information, der egentlig kun er tiltænkt en lille gruppe.

Det sker ved at oprette mindre teams i Teams (get it?), der så får hver deres eget område.

Fra starten af vil hvert område have adgang til sin egen del af Sharepoint, hvor der kan udveksles og opbevares dokumenter, der har relevans for det enkelte projekt eller gruppe.

Definer regler for oprettelse teams

Før du når så langt, bør du have overvejet, hvordan du vil inddele/oprette separate teams.

Skal det ske på ad hoc basis, så der oprettes et nyt team ved opstart af et projekt af en vis størrelse? Eller skal teams oprettes efter virksomhedens fysiske opdeling i afdelinger? Eller måske begge dele?

Brug Teams til at forenkle kommunikationer og samle dine projektteams

Teams som erstatning

Skal Teams erstatte et eller flere andre programmer fx Slack, der allerede bruges i en organisation, så stiller det sig lidt anderledes.

Brugen af produktet er ikke et problem, for funktionen findes allerede. Men det er noget nyt og anderledes. Og rigtig mange mennesker foretrækker fornyelse uden forandring – og det er ikke en mulighed.

Fornyelse uden forandring er ikke en mulighed

Sørg for at alle har adgang til vejledninger, specielt på områder, hvor tingene er anderledes. En lille ting som nye tastaturgenveje kan betyde rigtig meget for de personer, der har vænnet sig til at arbejde effektivt i det gamle system.

Udvælg superbrugere og afsæt tid i deres arbejdsdag til at eksperimentere og finde udfordringer og løsninger på deres normale procedurer.

Lav herefter en overgangsperiode, evt. af flere omgang for forskellige afdelinger. Lav en køreplan for skiftet og offentliggør den, så alle kender forventningerne.

Vær ikke bange for at forskubbe et skifte, hvis der opstår specifikke udfordringer, der skal løses. Men flyt ikke en deadline, fordi en eller personer ikke er skiftet, fordi de ikke var klar – med mindre selvfølgelig at den oprindelige plan var en fejl fra din side!

Lyt til medarbejderne, tag hånd om deres udfordringer, find løsninger. Så kommer de med over og bliver ambassadører for skiftet. Og det vil virke langt bedre end alle mulige andre former for både pisk og gulerod.

ellegaard

ellegaard

Uddannet underviser, IT-administrator og guru. Har arbejdet med design og udvikling af WordPress-løsninger siden 2005.