Digitale besparelser

Mange bække små...

... løber også ud i sandet!

En besparelse på 2 daglige minutter per medarbejder i en virksomhed med 50 ansatte bliver til en femtedel årsværk på et år! Og en hamburgryg bliver spildt i rutiner.

Det med hamburgryggen vender jeg tilbage til, men lad mig vise dig mellemregningen:

Et år består af 219-225 arbejdsdage alt efter hvordan helligdagene falder, så lad os regne med 220 dage.

2 minutter x 50 medarbejdere x 220 dage giver 22.000 minutter.

Det samme som 367 timer afrundet.

Et årsværk defineres som 1924 timer for en fuldtidsansat.

Så med næste 400 timer besparet og næsten 2.000 timer i et årsværk bliver besparelse til næste en femtedel.

Men hvordan kan 2 minutter per dag gøre en forskel? Det skal jeg fortælle dig!

Overskud giver færre fejl

Det er klart at de to besparede minutter ikke rigtig kan bruges til noget andet. Og effekten kan ikke sammenlignes direkte med en ekstra fuldtidsmedarbejder i 2,5 måneder. Det vil i hvert fald være svært at måle det.

Men de to sparede minutter kan give lidt ekstra luft og overskud.

Og overskud giver overblik og færre fejl.

At eliminere fejlkilder kan give rigtig store besparelser. Udgifterne til fejl i indkøb, forkerte beregninger i tilbud, fejl i produktion osv. Det er alt sammen småting, men effekten kan være en mistet ordre eller en mistet kunde. Og så snakker vi lige pludselig alvorlige konsekvenser. Og meget store beløb.

At fjerne kilder til fejl bør stå højt på enhver virksomheds todo-liste.

Kig grundigt på jeres rutiner

Rutiner er en som vaner: de gode hjælper os med huske de rigtige ting, de dårlige er virkeligt svære at slippe af med.

Enhver medarbejder har masser af rutiner, masser af vaner.

På engelsk har vi begrebet “standard operating procedure” (SOP) som navnet for en fastlagt måde at løse en bestemt opgave på.

Og ved at kigge på de eksisterende SOP’er, kan man finde mange muligheder for at spare tid og gøre livet lettere for medarbejderne.

For hver rutine, du finer, så prøv at stille spørgsmålene:

• Hvorfor gør vi det sådan?
• Kan det gøres på en anden måde?

Nogle gange kan der være rigtig gode grunde til at gøre ting på en bestemt måde. En rutine, der er vokset frem gennem mange års erfaring med at løse samme opgave igen og igen.

Andre gange er den gode grund forsvundet undervejs. En produktion er omlagt, et lager flyttet, en medarbejder udskiftet.

Lad mig fortælle dig en historie om Hanne.

Hanne og hamburgryggen

Hanne og hendes familie kan godt lide hamburgryg, så det får de tit.

Når Hanne skal koge hamburgryg, så skærer hun lige begge ender af, der hvor den har været snøret sammen. For det har hun lært at sin mor – og Hannes mor er en klog kvinde, så det er god erfaring at tage med sig.

Men i trange tider må man kigge på alt madspild. Og nu kiggede Hanne på hamburgryggen med nye øjne og ville udnytte den så godt som muligt. Så hun blev pludselig i tvivl om, hvorfor enderne skulle skæres af. Så hun spurgte mor.

Og mor svarede, at hun altid havde skåret enderne af, for ellers passede hamburgryggen ikke ned i gryden…

Da Hanne for det første kogte hamburgryg til en familie på fire i modsætning til moderens familie på seks. Og for det andet ikke havde arvet gryden endnu, men havde en noget større gryde. Så var der altså overhovedet ingen grund til at skære enderne af hamburgryggen!

Udfordr rutiner

Jeg tænker på Hanne, hver gang jeg skal kigge på rutiner for at finde digitale besparelser. For der er god lærdom i at skulle argumentere for en bestemt måde at gøre tingene på.

Det kan være svært at skulle kigge kritisk på egne rutiner. Det kan endda nogle gange faktisk være svært at genkende egne rutiner.

Derfor tilbyder jeg virksomheder at hjælpe dem med den opgave. Enten ved at holde workshops, der kan udstyre medarbejderne med redskaber og et mindset, der gør det lettere at se rutiner hos sig selv og andre. Eller ved at studere virksomhedens drift og med interviews at klarlægge rutiner, hvor der kan hentes besparelser.