Mailsignatur i Outlook flyttes til skyen

Mailsignatur i Outlook flytter – endelig sker det! Det har stået på ønskelisten for rigtig mange Outlook brugere (og administratorer!) i flere år.

Signaturer i Outlook

Outlook for Windows is introducing e-mail signatures that will be stored in the cloud rather than being stored locally on the user’s Windows device.

fra Microsoft 365 roadmap

Vi har hidtil været vant til, at mailsignaturen gemmes lokalt på enheden. Derfor skal der opsættes signatur ved ny pc, mobil osv.

Men når signaturen placeres i skyen sammen med selve mailboksen, så vil signaturen være tilgængelig, så snart Outlook er installeret.

Mailsignaturen er den afsluttende hilsen i en email, der ofte kombineres med øvrige kontaktinformationer og i visse tilfælde markedsføringslinks eller ansvarsfraskrivelser.

Og det har været en udfordring af fastholde en standard i større organisationer, hvilket har givet grobund for adskillige fremragende tredjeparts løsninger.

Funktionen blev nævnt som undervejs tilbage i foråret 2019, men nu er den endelig på vej ud til brugerne.

Overførsel af signaturer

Når signaturen flyttes til opbevaring i postkassen, så skal hver signatur knyttes til en bestemt konto. Når funktionen bliver tilgængelig, vil de lokale standardsignaturer blive overført og herefter vil du kunne bruge dem på tværs af enheder.

Hvad du har af øvrige signaturer – udover dem, der er valgt som standard – vil ikke blive overført og derfor kun være tilgængelig lokalt på den enkelte enhed. Du vil fortsat kunne bruge dem lokalt, men ikke længere redigere i dem medmindre de bliver koblet på en konto.

Hvad skal du forberede?

Funktionen aktiveres som standard og forventes at kunne kopiere dine nuværende indstillinger for signaturer til henholdsvis nye beskeder og svar. I første omgang kommer funktionen kun til Windows, så konflikter med anden signatur på mobil kommer først senere.

Hvis du har en af de tidligere omtalte tredjepartsløsninger, så bliver det sikkert lidt mere en udfordring fordi:

Because this new feature is changing how Outlook manages signatures stored on a local drive, third-party add-ins which provided this functionality will no longer work when this feature is enabled.

Men mon ikke de leverandører har en løsning klar til den tid?

Denne funktion udrulles til de ivrige (“Målrettet”) i juni og med standardopdatering i august. Den vil kun fungere for postkasser på Microsoft/Office 365, ikke lokale Exchange eller POP/IMAP-konti.

I første omgang kommer funktionen kun til Windows enheder, men vi kan forvente at andre platforme følger samme spor i de kommende måneder.

Det ser heller ikke ud til at der fra starten vil være særlige administratorredskaber til at skabe ensartede løsninger i hele organisationen. Så der er stadig plads og behov for tredjepartsløsningerne.

Læs mere om Globale signaturer i Outlook

Læs mere om Microsoft Roadmap

ellegaard

ellegaard

Uddannet underviser, IT-administrator og guru. Har arbejdet med design og udvikling af WordPress-løsninger siden 2005.