Navngivning af mailadresser

Hvad skal min mailadresse være? Skal det være fornavn, initialer eller fuldt navn? Og hvad med bogholderen? Mit svar er: Hvorfor vælge?

Som nystartet virksomhed har man alletiders mulighed for at få struktureret sin navngivning af mailadresser – det kan være langt sværere at ændre det for en større, veletableret virksomhed. Men gør det alligevel, for jo længere du venter, desto mere besværligt bliver det.

Mailadresser er gratis

Når du først har fået oprettet et domæne og en mailserver, så er der typisk ikke nogen ekstra udgift forbundet med at oprette flere mailadresser. Nogle steder rammer du muren ved 250 adresser – men så er du sikkert også vokset ud af den løsning på mange andre områder!

Derfor er det en god ide at arbejde med både generiske funktionsadresser og personlige mailadresser. Det gør systemet fleksibelt og funktionelt både nu og i lang tid fremover.

Generiske funktionsadresser

Det er de adresser, der navngivet efter funktion: salg, info osv.

Tænk dig om og få lavet en liste over de funktioner, din virksomhed kan få behov for. Du kan ikke komme på dem alle sammen fra starten af, men du kan sikkert finde de fleste. Her er nogle eksempler:

  • info@, kontakt@, hej@
    Dette er den bredest mulige adgang ind til virksomheden. For den indledende kontakt uden nogen tidligere relation. Det er også den, der står på din hjemmeside som hovedadresse.
  • salg@, presale@,
    Direkte kontakt til salgsafdelingen. Kan også opdeles i regioner, hvis du har en større salgs- eller distributionsafdeling: oest@, vest@, usa@, eu@
  • support@, help@,
    Til produktspørgsmål, klager osv.
  • bogholder@, faktura@, invoice@
    Direkte adgang til bogholderiet for spørgsmål vedr. betaling eller til leverandørfakturaer

Disse funktionsadresser kan så enten laves som delte mailbokse eller viderestilles til personlige mailadresser for de relevante personer.

Personlige mailadresser

Personlige mails skal ende direkte i en personlig indbakke. De skal gøre den ellers upersonlige mailkommunikation personlig relaterbar. Vi skal føle, at vi taler direkte til en bestemt person.

Derfor bør alle mails sendt til en funktionsadresse besvares fra en personlig adresse. Jeg skriver til info@, men får svar fra Peter.

Hvordan skal de så navngives?

Her er vi ude i smag og behag, men tænk på to ting:

  • de skal være nemme at skrive
  • du skal have nok adresser til alle ansatte

Initialer

Store organisationer navngiver ofte med en helt simpel algoritme, hvor mailadressen laves ud fra de første tegn i for- og efternavn. Bare vær opmærksom på, at en helt automatiseret proces KAN give udfordringer.

For Morten Ellegaard Larsen kan det blive mel@. Men det bliver det så også for Mette Ejers Lind. Og tænk på stakkels Rie Ør Vinding …

Så kan der måske bruges to eller tre tegn fra hvert navn. Det giver lidt flere variationer og muligheder, for at slippe uden om de uheldige kombinationer.

Selve navnet

Men som nystartet har du lidt flere muligheder. Du kan nøjes med fornavnet (morten@) for den helt personlige kontakt eller du kan kombinere både for- og efternavn (morten.ellegaard@).

Bare husk på den første af de to guidelines: det skal være kort. morten.ellegaard.larsen@ er altså en lang adresse at skulle skrive – og der er masser af muligheder for at skrive forkert.

Starter du med den korte version med kun fornavn, så tænk fra starten over hvad du gør, når du ansætter Mette nr 2. Skal hun hedde mettej@ eller mette.j@ – eller mette2@?

Kombiner det

Som tidligere nævnt så koster mailadresser ikke noget. Så tildel mailadresser med BÅDE den korte med initialer OG den lange med hele navnet. Det hedder aliasser og det kan din email-løsning forhåbentlig håndtere!

Du er dog stadig nødt til at vælge, hvilken der skal være den primære adresse. Beklager.

ellegaard

ellegaard

Uddannet underviser, IT-administrator og guru. Har arbejdet med design og udvikling af WordPress-løsninger siden 2005.