Der er mange platforme, som foreninger kan bruge i deres kommunikation med medlemmerne. Denne artikel er ment som en guide i til- og fravalg baseret på foreningens ressourcer og medlemmernes ønsker.
Kommunikation i foreninger
De mange platforme – der hver især har deres fordele og ulemper – er langt flere end de fleste foreninger kan overkomme. Det er derfor vigtigt at træffe de rigtige valg og bruge foreningens sparsomme ressourcer, hvor det giver mest mening og har den bedste effekt.
Der er ikke noget rigtigt eller forkert her, ingen færdigbagte løsninger. Men forhåbentlig kan denne vejledning gøre dig bedre i stand at træffe de nødvendige beslutninger.
Webstedet er knudepunktet
Ingen forening bør være foruden! Webstedet (hjemmesiden) er den centrale placering for al væsentlig information og alle andre steder kan linke hertil. Den bør være det vigtigste element kommunikation for foreningen.
Webstedet kan indeholde information om hold/instruktører/aktiviteter præsenteret på en overskuelig måde, så medlemmerne altid kan finde det, de har brug for at vide.
Det kan give indblik i aktivitetsniveauet i foreningen ved at vise nyheder over en længere periode.
Det kan give mulighed for at have en ‘lukket del’ med information kun for medlemmer – eller måske endda kun for en del af medlemmerne.
Men et websted kræver vedligeholdelse og viden om de systemer, der ligger bagved. Ikke alle foreninger kan håndtere den opgave selv, så det kan være godt at indgå aftale om en slags vedligeholdelsesaftale for webstedet.
Jeg vil naturligvis anbefale en løsning baseret på WordPress, da det er billigt at etablere og vedligeholde, nemt at finde den nødvendige hjælp og uafhængig af en fast leverandør.
Nyhedsmail bringer nyheden ud – med samtykke
En mail er en billig, nem og hurtig måde for foreningen af kommunikere med sine medlemmer. Webshops har for længst konstateret, at det er den bedste metode til at få afleveret sit budskab, og det gælder også for foreninger.
Det er vigtigt at huske på, at det stadig bør være webstedet, der er det centrale element. Så nyhedsmail indeholder korte beskrivelser (teasere), der skal skubbe læserne videre til den længere information på webstedet.
Vær opmærksom på, at også foreninger skal have lov til at sende nyhedsmails ud. Så jeres medlemmer skal specifikt have godkendt at I sender til dem – og de skal nemt kunne afmelde sig igen.
Det sidste klares nemmest ved at benytte et anerkendt mailing-system til håndteringen af foreningens nyhedsmail.
Jeg anbefaler som regel Mailchimp, da det er forholdsvist nemt at bruge og billigt for den lille forening. Men der er flere andre på markedet, der også kan løse opgaven.
Facebook giver dialog – på godt og ondt
Langt de fleste af foreningens medlemmer er på Facebook og tjekker sikkert ofte for nyt indhold. Det gør det til en oplagt platform for kontakt til medlemmerne.
Facebook er især stærk på dialogen, hvor der hurtigt kan udveksles holdninger og meninger om alt mellem himmel og jord. Og på den måde kan engagere foreningens ledere og brugere og bringe dem tættere på hinanden.
Det kan også blive en udfordring, da en Facebookgruppe (selv for en lokal forening) kræver overblik og moderation. Eller går det hele op i flammer over banale småting!
Et andet problem med Facebook er, at nyhederne meget hurtigt bliver overdøvet af den næste “breaking news”. Indlæg lægger kun meget kortvarigt i brugerne feed og ses derfor kun af en mindre del af foreningens medlemmer.
Derfor bør Facebook bruges – ligesom nyhedsmailen – til at bringe den korte version af de nyheder, der bringes på webstedet. Så vænner man medlemmerne til at kigge på webstedet efter den information, de ønsker, samtidig med at man som forening kan præsentere dem for andre nye tiltag, når de nu alligevel er der.
Instagram er til de visuelle nyheder
Instagram er ligesom Facebook et socialt medie, men langt bedre egnet til at bringe visuelt fokuseret indhold.
Det er ideelt til hurtige øjebliksbilleder fra et igangværende arrangement, men igen bør det ikke være hovedarkivet for billedmaterialet, da alt nyt er flygtigt på sociale medier.
Det er ikke muligt at skrive links i opslag på Instagram, men man kan dog henvise til et link i foreningens profil. Der naturligvis bør pege på webstedet.
Medlemsbladet er ikke længere en mulighed
Ak ja, der var engang…
Men udgiften til både udarbejdelse, produktion og distribution af et medlemsblad gør det til en umulig opgave for langt de fleste lokalforeninger.
Anbefaling – I skal have et websted!
I skal have et websted – det kan ikke undværes.
Nogle vil argumentere for, at I kan have den samme eller bedre dialog med medlemmerne på Facebook, men problemet er her, at ingen ved, hvad Facebook gør. De laver med mellemrum om på deres måde at håndtere nyheder på, hvem der må se hvad og hvordan. Og den usikkerhed kan hverken virksomheder eller I som forening leve med.
Alle sociale medier er gode til de hurtige, korte nyheder – men det er stort set umuligt at finde en nyhed, man har set tidligere.
Facebook og nyhedsmailen er gode til at ‘drive trafik’ til webstedet. Smid korte teasere og resumeer ud til brugerne, men træk dem ind til den fulde version på webstedet.
Instagram er fint til at vise igangværende aktivitet, men at bruge det langsigtet og med flere brugere kræver en strategi og teknisk viden, der ligger ud over, hvad de fleste foreninger kan præsentere indenfor egne rækker.
Jeg har lavet en guide i online marketing: en række mails, der beskriver forskellige elementer i en virksomheds udvikling af egen online kommunikation. Den kan også være relevant for foreninger.
Illustrationer af 200 Degrees y
ellegaard
Uddannet underviser, IT-administrator og WordPress-guru. Har arbejdet med design og udvikling af digitale løsninger siden 2005.