SharePoint og OneDrive – hvad er hvad?

Onedrive eller Sharepoint
Skal jeg bruge SharePoint eller OneDrive?

Hvad er forskellen på SharePoint og OneDrive? Begge er en del af Office 365 og begge er datalager i skyen. Så det er ikke så sært at mange føler lidt forvirring over, hvordan de skal bruge det.

Med en IT-afdeling eller god support i ryggen er det ingen sag at håndtere den slags. Så ligger der forhåbentlig allerede beslutninger, politikker og vejledning på plads inden skiftet til online lager sker. Men for den lille virksomhed uden it-afdeling er det en anden sag.

Så her får du lige en hurtig gennemgang af forskellene og en anbefaling til “best practises”.

OneDrive er til eget brug – SharePoint er til fælles brug

OneDrive er dit drev

Du kan forestille dig at OneDrive er dit eget drev, som afløser for din lokale harddisk.

Hvis du selv skal arbejde på en fil, så skal du gemme den på OneDrive. Dine filer her er “private” og bliver ikke synkroniseret med andre end dig. Du kan godt dele med andre, men du beholder ejerskabet over dem. Det er især en fordel, hvis du endnu ikke er en del af et team.

Dine filer er ikke mere private i OneDrive, end at jeres systemansvarlige har adgang til dem og kan tildele andre adgang om nødvendigt. Du skal derfor ikke gemme personlige ting på din virksomheds OneDrive.

Sharepoint er fælles drev

Du kan forestille dig at SharePoint er jeres fælles drev, som afløser for det der fx kunne være et netværksdrev tidligere.

Hvis du deler noget med andre i Teams bliver det gemt i en del af jeres Sharepoint.

Overlap med forsigtighed

Du kan dele filer fra OneDrive med andre og du kan skjule filer i SharePoint – det kan ind i mellem være smart. Men lad være med at bruge det mere end nødvendigt.

Hvis et dokument du har hidtil har arbejdet på i OneDrive pludselig skal bruges af flere personer, så flyt det til SharePoint

Hvis en medarbejder stopper, så bliver denne persons OneDrive som udgangspunkt nedlagt og filerne vil ikke længere være tilgængelige. Heller ikke for dem, der skal opgave opgaverne – det er ikke smart.

ellegaard

ellegaard

Uddannet underviser, IT-administrator og guru. Har arbejdet med design og udvikling af WordPress-løsninger siden 2005.