fbpx

SharePoint og OneDrive – hvad er hvad?

Onedrive eller Sharepoint
Skal jeg bruge SharePoint eller OneDrive?

Hvad er forskellen på SharePoint og OneDrive? Begge er en del af Office 365 og begge er datalager i skyen. Så det er ikke så sært at mange føler lidt forvirring over, hvordan de skal bruge det.

Med en IT-afdeling eller god support i ryggen er det ingen sag at håndtere den slags. Så ligger der forhåbentlig allerede beslutninger, politikker og vejledning på plads inden skiftet til online lager sker. Men for den lille virksomhed uden it-afdeling er det en anden sag.

Så her får du lige en hurtig gennemgang af forskellene og en anbefaling til “best practises”.

OneDrive er til eget brug – SharePoint er til fælles brug

OneDrive er dit drev

Du kan forestille dig at OneDrive for Business er dit eget drev, som afløser for din lokale harddisk.

Hvis du selv skal arbejde på en fil, så skal du gemme den på OneDrive. Dine filer her er “private” og bliver ikke synkroniseret med andre end dig. Du kan godt dele med andre, men du beholder ejerskabet over dem. Det er især en fordel, hvis du endnu ikke er en del af et team.

Dine filer er ikke mere private i OneDrive, end at jeres systemansvarlige har adgang til dem og kan tildele andre adgang om nødvendigt. Du skal derfor ikke gemme personlige ting på din virksomheds OneDrive.

Sharepoint er fælles drev

Du kan forestille dig at SharePoint er jeres fælles drev, som afløser for det der fx kunne være et netværksdrev tidligere.

Hvis du deler noget med andre i Teams bliver det gemt i en del af jeres Sharepoint. Så har du delt noget i en kanal på Teams, så er det også blevet gemt i jeres temas Sharepoint-websted.

Overlap med forsigtighed

Du kan dele filer fra OneDrive med andre og du kan skjule filer i SharePoint – det kan ind i mellem være smart. Men lad være med at bruge det mere end nødvendigt.

Hvis et dokument du har hidtil har arbejdet på i OneDrive pludselig skal bruges af flere personer, så flyt det til SharePoint.

Hvis en medarbejder stopper, så bliver denne persons OneDrive som udgangspunkt nedlagt og filerne vil ikke længere være tilgængelige. Heller ikke for dem, der skal opgave opgaverne – det er ikke smart.

Find filer i Sharepoint og Onedrive

Den blå sky er Onedrive fra virksomheden

I Systembakken nederst til højre har du en eller to “skyer”, ikonerne for Onedrive. Den hvide er din personlige, tilnkyttet din egen personlige Microsoft-konto. Den blå er Onedrive koblet på din Office 365.

Hvis der en synkronisering i gang får de desuden sat et lille ‘rotationshjul’ på. Gør det til en vane at tjekke dette inden du lukker maskinen ned, det kan mindske risikoen for en synkroniseringsfejl.

Klik på ikonet for et overblik over de senest synkroniserede filer
Højreklik for en menu med flere muligheder

Du kan din Sharepoint i navigationslisten i Filstyring – sammen med alle de andre synkroniserede tjenester…

Sharepoints ikon er de to bygninger, mens Onedrive er skyen. Bemærk, at her er Onedrive-ikonet blåt for både personlig- og firma-Onedrive

Den grønne markering på ikonet for firma-Onedrive viser, at her laves komplet synkronisering. Alle filer findes både lokalt og i skyen.

Hvis den grønne markering ikke er der, så sker der delvis synkronisering på den måde, at kun de filer du bruger bliver hentet ned. Det kan spare plads på din lokale harddisk.

Læs mere om Synkronisering af Sharepoint og Onedrive.

ellegaard

ellegaard

Uddannet underviser, IT-administrator og guru. Har arbejdet med design og udvikling af WordPress-løsninger siden 2005.